Бизнес-кейс. Глава 4

Глава 4.
Определение и анализ выгод

4.1. Введение

Эта глава поможет определить и посчитать потенциальные выгоды будущего проекта. Также в ней обсуждается разработка плана реализации выгод для того, чтобы гарантировать эту реализацию.

Для структурирования оценки аналитик должен сначала определить, а затем посчитать все сравнительные преимущества проекта и преимущества дифференцированного качества доступа.

4.2. Определите сравнительные преимущества

Сравнительные преимущества помогают уменьшить затраты и увеличить продуктивность. Некоторые затраты могут быть уменьшены путем автоматизации работы или реинжиниринга приемов работы. Производительность достигается также за счет:

	замены низкооплачиваемой деятельности сотрудников высокооплачиваемой работой;
	совершенствования процесса принятия решений путем предоставления своевременной, полной, объективной и точной информации;
	сокращения количества ошибок, дублирования и ненужной работы;
	уменьшения числа этапов в рабочем процессе;
	применения любой комбинации перечисленного выше.

4.3. Определите преимущества уровня услуг

Хотя сравнительные преимущества имеют тенденцию концентрироваться на ресурсах программы, финансирование преимуществ уровня услуг увеличивает ценность программы для потребителей и заинтересованных лиц. Среди этих выгод:

	уменьшение бумажной работы;
	уменьшение времени, необходимого для получения информации или услуг;
	продление времени работы или увеличение числа точек предоставления услуг;
	более быстрое предоставление услуг;
	увеличение количества или повышение качества услуг или информации.

4.4. Посчитайте материальные выгоды

В некоторых случаях выгоды проекта очевидны и, следовательно, легко можно определить их количественно. Например, проект по автоматизации работы не влияет на продукцию, услуги и рабочий процесс. Его можно правильно оценить, проанализировав, какие затраты удалось уменьшить и каких избежать в результате реализации проекта.

Вложения в инфраструктуру, например, расширение сети, повлияет на структуру организации и рабочие процессы и может оказать поддержку будущим проектам, которые изменят продукцию или услуги компании. Анализ движения денежных средств важен, так как он способен показать, что реализация проекта является практическим способом использования ограниченных ресурсов компании. Несмотря на то, что установить все сравнительные выгоды проекта и представить их как долгосрочное движение денежных средств невозможно, все они в итоге превратятся в серьезные финансовые прибыли.

4.5. Посчитайте нематериальные выгоды

Существует, как минимум, три способа определить количество нематериальных выгод.

Нематериальные выгоды могут быть связаны с материальными, которые, в свою очередь, связаны с уменьшением затрат или повышением продуктивности. Например, совершенствование коммуникаций сокращает число личных встреч. Меньшее число личных встреч сокращает расходы на транспорт. Улучшенные коммуникации могут также сделать встречи более короткими или более эффективными, что повысит продуктивность и освободит менеджерам и специалистам больше времени для важной работы.

Выгоды уровня услуг могут определяться путем подсчета количества клиентов, готовых оплачивать совершенствование услуг. Например, если в результате реализации проекта группа клиентов экономит время, ценность этого времени ложится в основу расценок для клиентов. Если реализация проекта приведет к более быстрой оплате счет-фактуры, ценность этой выгоды может основываться на том интересе, который организация получает путем вложения этих денег.

Другой способ оценить желание клиента платить за отдельные усовершенствования – сравнение цены на усовершенствованные продукты или услуги с подобными обычными продуктами или услугами. Например, цена на получение информации он-лайн сравнивается с ценой на продукцию, доступную и он-лайн и в бумажной форме.

4.6. Определите условные выгоды

Некоторые выгоды могут зависеть от событий, происходящих за рамками выбранных вариантов реализации проекта. Например, компания может быть не готова к большим затратам при изменениях рабочей нагрузки. Получение большей части из этих условных выгод часто зависит от способа, которым администрация реструктурирует компанию. Условные выгоды, поэтому, нуждаются в особом внимании, чтобы:

	предоставить оценку достоверности;
	предоставить менеджерам информацию о том, как лучше управлять рисками, связанными с финансированием проекта;
	предоставить указания на временные рамки для нарастания выгод (предполагая, конечно, что выгоды действительно будут нарастать).

Например, для получения таких выгод, как экономия людей и средств, необходимо спланировать будущий бюджет, будущие уровни ресурсов или и то и другое. План должен также включать реструктурирование организации или перепланировку рабочих процессов. Когда выгоды проекта зависят от определенных требований или пользы, план реализации выгод должен включать действия, которые приведут к нужному уровню требований или пользы.

Для таких выгод, как совершенствование дифференцированного качества доступа, план реализации выгод может включать действия, которые направлены на предоставление услуг заинтересованным лицам. Этот план может представлять услуги и оценивать их значение для потребителей, желательное и случайное. Периодические обзоры и целевые группы потребителей могут дать определение не только тому, реализуются ли выгоды, но также и тому, каким образом IT - компоненты услуг могут совершенствоваться для повышения их цены. Для разработки планов реализации условных выгод большое значение имеет работа с менеджерами и руководителями. Если к согласию прийти не удалось, следует исключить условные выгоды из плана реализации выгод.

Заключение

При оценке выгод проекта определите и посчитайте сравнительные преимущества.

Сравнительные преимущества включают:

	время, которое тратится на высокооплачиваемые виды работы;
	усовершенствование процесса принятия решений;
	экономия ресурсов, которая достигается, если избегать ошибок и ненужной работы;
	уменьшение числа шагов в данном бизнес-процессе, являющееся результатом усовершенствования трудового процесса.

Преимущества дифференцированного качества доступа включают:

	уменьшение бумажной работы;
	повышение оценки услуг потребителями;
	своевременное предоставление услуг;
	увеличение количества и повышение качества услуг.

Убедитесь в том, что вы посчитали и материальные и нематериальные выгоды и определили условные выгоды.

Получение некоторых выгод проекта может зависеть от факторов, находящихся за рамками действия проекта, так что необходимо разработать план их реализации.

Составлено на основе обощения и доработок материалов, представленных на сайте
www.cio-dpi.gc.ca

См. оригинал ( Англ. Разработка и использование БК в IT-проектах )